Nel numero di Italia Oggi del 11 gennaio 2010, si dedica un articolo dedicato all' Archivio Virtuale.

Nello specchietto del possibile risparmio, si cita l'esempio riportato dal nostro sito www.archiviazione-documentale.it in particolare la pagina che riporta:
I costi di gestione di un documento possono essere suddivisi e riassunti nelle seguenti parti:

• Costo struttura atta allo "stoccaggio" della carta: costi dovuti all'acquisto di scaffali, cartelle, faldoni, scatole, ...) circa 0,03 euro/foglio
• Costo annuo dello spazio: costi annuali dovuti allo spazio. Si ipotizza un costo anno di circa 100 euro/mq Supponendo che ogni metro abbia 5 scaffali che contengono ognuno 10 faldoni da 300 fogli l'uno, si ottiene che ogni metro quadro contiene 15.000 fogli. Si ha per cui un costo di 100 euro / 15.000 fogli = 0,007 euro/foglio
• Costo iniziale per l' archiviazione: mediamente per archiviare un foglio manualmente occorrono circa 2 minuti (protocollo, ricerca cartella idonea, foratura, ecc... ). Calcolando che uno stipendio medio mensile sia di 1.200 euro (all' Azienda quindi costa almeno il doppio per cui circa 2.400 euro), si ha che annualmente (13 mensilità) un impiegato costa circa 30.000 euro. Considerando che i giorni lavorativi sono 230 si ha che il costo giornaliero aziendale è di circa 130 euro, cioè circa 0,27 euro/minuto. Un documento archiviato costa allora circa (approssimato) 0,55 euro
• Costo di ricerca: Possiamo considerare il tempo reale di ricerca facendo la somma dei seguenti tempi:
  • T1 = tempo di spostamento della persona per raggiungere il documento
  • T2 = tempo di ricerca tra le cartelle
  • T3 = fotocopia del documento
  • T4 = reinserimento del documento nella cartella
• Ipotizzando T1= 1 min; T2 = 2min; T3= 1min; T4= 1min
  TOTALE: T = T1+T2+T3+T4 = 1 + 2 + 1 + 1 = 5 minuti
  Costo per la ricerca = 5 x 0,27 = 1,35 euro/documento
• Costo fotocopia: 0,025 euro/foglio

TOTALE COSTO per foglio archiviato:

• Costo archivio
  = Costo struttura + Costo annuo dello spazio + Costo iniziale per l'archiviazione + Costo fotocopia = 0,03 + 0,007 + 0,55 + 0,025 = 0,61 euro
• Costo di ricerca
  =1,35 euro
   

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