Il 29 novembre 2008 è uscito il DL 185/2008 “recante misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anticrisi il quadro strategico nazionale”.
Inaspettatamente e con molto piacere il Ministro Tremonti tenta di dare nuova “linfa” alla gestione documentale delle imprese italiane con un articolo che interviene sull’argomento.

L’articolo 16 “Riduzione dei costi amministrativi a carico delle imprese” prevede importanti novità e modifica e chiarisce alcuni punti del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (conosciuto come il Codice dell’amministrazione digitale).

In particolare l’articolo si snoda nei punti:

• si rende obbligatoria la PEC (Posta Elettronica Certificata) per pubbliche amministrazioni, società e professionisti iscritti agli albi,
• si conferisce un’ulteriore spinta ai processi di dematerializzazione del cartaceo. Il comma 12 dell’articolo  rende possibile una conservazione sostitutiva degli originali analogici unici a cura del “detentore” (e non più del Notaio) del documento cartaceo (o comunque a cura del responsabile della conservazione da lui nominato) che apporrà la sua firma digitale e validazione temporale.
  Per particolari documenti (indicati in un successivo decreto) saranno specificate le eventuali “SPECIALI” categorie documentali per le quali sarà obbligatorio la conservazione del cartaceo o che renda indispensabile una sostituzione “certificata” del documento cartaceo a cura di un pubblico ufficiale.

Qui c’è un FORTE volere da parte del legislatore nell’adottare la conservazione digitale sostitutiva: infatti ora si ragiona “al contrario” rispetto al passato. Prima si doveva dimostrare se un documento era analogico unico o non unico e quindi decidere se serviva il notaio o meno; ora il notaio in partenza non serve mai, se eventualmente servisse sarà la legge a indicarmi per quali tipi di documenti.
In altri termini, la presenza del notaio diventa un’eccezione nei processi di dematerializzazione e quindi ci saranno positive conseguenze per i processi di digitalizzazione dei documenti (specialmente ai fini non tributari) che non si sapeva bene come gestirli: contratti, documenti privacy, polizze assicurative e altre tipologie del tipo.

EPILOGO

Il 2008 quindi finisce con questa importante rivoluzione, ma ci lascia sempre con il dubbio fondamentale sollevato da varie Risoluzioni ed in particolare dalla 161-2007 e 14-2008:
“[…] non si possa prescindere dalla fase di acquisizione dell'immagine del supporto cartaceo, al fine di garantire che le fatture scambiate tra le parti siano perfettamente identiche ai documenti conservati. “.
Dobbiamo realmente stampare i documenti analogici di tipo Fattura e poi scansionarli?
Il DMEF del 23 gennaio 2008 parla di “immagine del documento” non di scansione. Non si può proprio allora prendere il “pdf” già bello e pronto prodotto dai sistemi informativi (ovviamente con le dovute sicurezze)?