Il decreto-legge n. 185 (denominato ANTI CRISI) del 29 novembre 2008, è stato approvato definitivamente in toto dal Senato il 27 gennaio.
L'articolo 16 del DL 185/2008 ha subito delle modifiche rilevanti sia per quanto riguarda la PEC (Posta Elettronica Certificata) sia per le strategie di digitalizzazione documentale.

Vediamo i tratti principali dell’articolo 16.

Comma 6 e 7
La PEC è obbligatoria per tutti: da subito per le nuove imprese societarie, entro tre anni per quelle esistenti. I professionisti iscritti agli albi devono adottarla entro un anno. Le PA dovrebbero averla già attiva ai sensi dell'articolo 47, comma 3, lettera a), del Codice dell'Amministrazione digitale
Si rende inoltre possibile per pubbliche amministrazioni, società e professionisti l'utilizzo, accanto alla PEC, di altri sistemi di trasmissione elettronica dei messaggi che certifichino la data e l'ora dell'invio e garantiscano l'integrità del contenuto.

Comma 10-bis
Con questo comma è consentito il trasferimento di quote di S.r.l. anche attraverso un semplice documento informatico provvisto di firma digitale, senza l'utilizzo della sottoscrizione autenticata dal notaio (come invece previsto nell'art. 2470 c.c.).

Comma 12
Si rende possibile una conservazione sostitutiva di un documento originale analogico unico di “chi lo detiene” o comunque (si presume) a cura del responsabile della conservazione da lui nominato.
”Chi detiene i documenti” (il DETENORE) potrà per cui apporre la sua firma digitale e assicurerà la validazione del processo di conservazione sostitutiva, salvo eccezioni che saranno indicate con successivo decreto ministeriale.
Insomma, la presenza del notaio diventa un'eccezione nei processi di dematerializzazione. Il notaio in partenza non serve mai, se eventualmente servisse sarà la legge a indicarne per quali tipi di documento.
Questo porta positive conseguenze per i processi di digitalizzazione di contratti, documenti privacy, polizze assicurative e altre tipologie documentali per le quali ancora si nutrivano dubbi in merito.

LIBRI FISCALI “IN DIGITALE”

Comma 12-bis.
La novità di questo comma desta delle perplessità. Infatti, pur se si ritiene più che opportuno inserire nel nostro codice civile una norma per legittimare i documenti informatici, si è introdotto uno strumento informatico che ha un costo (sebbene minimo) e soprattutto una tempistica temporale stretta di tre mesi:
“Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell'imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti.”

Non si capisce perché si è creata una disparità di trattamento dei libri fiscali informatici rispetto ai libri analogici.
Se si volesse essere maggiormente zelante si dovrebbe poi, entro il termine della spedizione dell’Unico (il termine in cui in teoria si stampano i libri fiscali), procedere alla conservazione sostitutiva (firma e marca temporale sul lotto di documenti) dei documenti INFORMATICI (cioè che hanno Firma e Riferimento o in questo caso Marca Temporale) prodotti ogni tre mesi.

Comma 12-ter
Il comma ci ricorda che il BOLLO per la tenuta dei libri fiscali con strumenti informatici (attualmente di 14,62 euro ) va eseguita come da ART 7 comma 3 del DM del 23/01/2009:
3. L'imposta sui libri e sui registri di cui all'art. 16 della tariffa, allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilita' dei dati memorizzati, e' dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse ed e' versata nei modi indicati nel comma 1.

LIBRI FISCALI “IN CARTACEO”

Per completamento della news si ricorda che la legge prevede che la stampa (ad esempio) del libro giornale venga effettuata su fogli numerati progressivamente entro i termini della dichiarazione dei redditi dell'esercizio in questione.

In questa tipologia va pagato il BOLLO (attualmente di 14,62 euro) e apposto fisicamente o pagato virtualmente con F23: uno ogni 100 pagine come è di consueto.

OSSERVAZIONI

Dopo i precedenti fatti, a rigor di logica si dovrebbe decidere all’inizio dell’anno se:
• Tenere il/i libro/i in digitale OPPURE
• Tenere il/i libro/i in analogico (cartaceo)

Si potrebbe comunque pensare di optare per la tenuta dei libri in cartaceo e solo successivamente passare alla conservazione sostitutiva (è bene comunque farlo entro il entro i termini della dichiarazione dei redditi dell'esercizio in questione ) come da CIRCOLARE N. 36 Agenzia delle Entrate art. 7.2. “Conservazione elettronica dei documenti analogici”:
"Per quanto attiene al profilo temporale, la conservazione elettronica dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari, previa memorizzazione della relativa immagine, può essere effettuata in qualunque momento. Questa possibilità deve essere coordinata, tuttavia, con la previsione di cui all’articolo 4, comma 2, del decreto nei casi in cui, per i documenti della stessa tipologia e relativi al medesimo periodo d’imposta, il contribuente abbia già optato per la conservazione elettronica."
Da quel momento, se ho delle ispezioni, gli mostrerò il CD/DVD conservato sostitutivamente e non produrrò più la stampa.

Qui però si aprono due problemi non ancora molto chiari:

• la validità del bollo pagato con diversi canoni
• la possibilità di conservare direttamente il PDF senza passare dalla scansione:
  Risoluzione 14-2008 Agenzia Entrate:
  “ … non si possa prescindere dalla fase di acquisizione dell'immagine del supporto cartaceo, al fine di garantire che le fatture scambiate tra le parti siano perfettamente identiche ai documenti conservati.”
  Oppure
  Circolare del 19/10/2005 n. 45:
  “Anche la fattura in formato cartaceo puo' essere creata attraverso uno strumento informatico; tuttavia, a differenza della fattura elettronica, le parti dell'operazione hanno l'obbligo di materializzare il documento informatico su un supporto cartaceo, che costituisce, in questo caso, l'originale della fattura.
  Tutto parla della FATTURA, e non degli altri documenti, ma il piccolo dubbio rimane.