Quesito e soluzione prospettata

L’interpello chiede un parere relativamente a tre procedure di conservazione sostitutiva che potrebbe operare un centro servizi:
1. – Processo Fatture Attive - : elaborazione del documento (del mittente) da parte del centro servizi, produzione dell’immagine e firma della stessa, eventuale spedizione e conservazione sostitutiva
2. – Processo Fatture Passive - : ricezione dell’immagine del documento e successiva procedura del punto 1.
3. – Sistema EDI - : il centro servizi opera come prestatore del servizio EDI dove i propri clienti (sia mittente che destinatario) non hanno l’accordo tra le parti per la fatturazione elettronica e quindi usano il servizio come “trasmissione” documenti.
Il centro servizi, intercettando la trasmissione, elabora il documento e, produce l’immagine relativa e si ritorna al punto 1.

Parere dell’Agenzia delle Entrate

Il parere dell’Agenzia (dopo vari mesi [ndr]) ha dato queste linee guida:
1. e 2. I procedimenti sono corretti, ma NON si può operare alla conservazione sostitutiva in tal modo poiché: “ […] in relazione ai primi due procedimenti descritti dall'istante si ritiene che nella conservazione sostitutiva dei documenti analogici non si possa prescindere dalla fase di acquisizione dell'immagine del supporto cartaceo, al fine di garantire che le fatture scambiate tra le parti siano perfettamente identiche ai documenti conservati. “
3. La procedura EDI è corretta ma:

• Senza l’accordo e la volontà delle parti, il sistema NON è un vero sistema EDI, quindi il documento rimane analogico e NON è una, per esempio, una fattura elettronica. Per tale motivo si ritorna la motivo precedente che il documento deve essere stampato prima e scansionato di conservarlo sostitutivamente.
• Con l’accordo tra le parti, la fattura diviene elettronica e quindi si può conservarla sostitutivamente senza stamparla con tutte le caratteristiche che porta con se il documento informatico.

Conclusioni

Secondo questa interpretazione tutti i centro servizi dovrebbero sempre e comunque stampare i documenti e successivamente scansionarli per portare in conservazione sostitutiva le fatture a loro affidate in outsourcing.
Vi sembra una cosa logica?