Il giorno 15 giugno 2009 è uscita la risoluzione n. 158/E del 2009 della Agenzia delle Entrate del 15 giugno 2009 come risposta ad alcuni quesiti relativi al D.M. 23 gennaio 2004 e fatturazione elettronica posti da Assinform (associazione di categoria)

Punti Salienti

Punto1
Riferimento temporale della Fattura elettronica è la data di formazione della fattura che è diversa dalla data di emissione (indicata in fattura).

Punto2
Si ricorda che è dalla data di emissione (fattura attiva) o dalla data di ricevimento (fattura passiva) che partono i 15gg del termine della Conservazione Sostitutiva

Punto3
Documento informatico è un file con il riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica.
Documento analogico è un documento cartaceo o un file “normale” (senza riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica)

Un documento analogico comporta che siffatto documento, carente dei requisiti per essere considerato fin dalla sua origine un documento informatico, dovrà essere materializzato su di un supporto fisico (CARTA) per essere considerato giuridicamente esistente ai fini delle disposizioni tributarie.

Punto4
L’Agenzia delle entrate riconosce che le disposizioni in materia di Conservazione Sostitutiva dei documenti analogici non specificano con quale sistema debba avvenire l’acquisizione dell’immagine da portare in conservazione: tale modalità deve considerarsi libera e non soggetta a specifiche regole.

L’Agenzia quindi NON obbliga alla scansione del cartaceo ma si può procedere all’acquisizione della relativa immagine (nella maggior parte dei casi PDF o TIF) o tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento”.
Tale procedura dovrà essere chiaramente specificata e descritta nel Manuale della Conservazione Sostitutiva a cura del responsabile del Processo.

L’Agenzia conclude ricordando che trattandosi di documenti tributari, sarà necessario che dall’immagine acquisita ai fini della conservazione, risultino rappresentati gli elementi essenziali, indicati dall’articolo 21, comma 2, del d.P.R. n. 633 del 1972.
E’ necessario inoltre che la memorizzazione avvenga su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta.
Infine dovranno “essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi”.

Punto5
Con la circolare n. 36/E del 2006, punto 10, è stato chiarito che l’invio dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione, della relativa sottoscrizione elettronica e della marca temporale.

Al riguardo, si segnala che con il decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 6 marzo 2009 è stato modificato il termine previsto per l’invio all’Agenzia dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione; per effetto delle novità, tale adempimento dovrà essere assolto non più entro il mese successivo, bensì entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322 per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’imposta regionale sulle attività produttive ed all’imposta sul valore aggiunto.

Punto6
Dal dato testuale della norma emerge chiaramente che il contribuente può emettere fatture elettroniche e consegnarle o spedirle al destinatario in copia sotto forma cartacea, in tale evenienza gli è anche consentito conservare o la fattura in forma elettronica o la sua copia cartacea.

Al riguardo l’Agenzia delle entrate con la circolare n. 45/E del 2005, punto 3.1.2,
ha avuto modo di precisare che; “La fattura elettronica trasmessa e ricevuta in forma elettronica deve essere conservata nella stessa forma.
La fattura emessa in forma elettronica, ma consegnata o spedita in formato cartaceo, con i mezzi tradizionali o mediante strumenti elettronici (ad esempio, e-mail), può essere conservata in formato elettronico o, in alternativa, secondo le modalità tradizionali, su supporto cartaceo”.

ATTENZIONE:
I contribuenti, tuttavia, non potranno avvalersi della possibilità di conservare in forma cartacea copia delle fatture emesse nei confronti delle Amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, degli Enti Pubblici nazionali e delle Regioni, allorquando diverranno operativi gli obblighi previsti dall’articolo 1, comma 209, della legge n. 244 del 2007.