II giorno 30 luglio 2009 sono uscite 3 risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate relativa alla conservazione sostitutiva legale.

Risoluzione 194/2009 Agenzia Entrate

NO alla Firma sulla copia della dichiarazioni dei redditi trasmesse

Quesito prospettato e Soluzione prospettata

L’azienda ALFA SpA (estendibile anche ai commercialisti) ritiene di poter effettuare il processo di conservazione sostitutiva (secondo le indicazioni contenute nella risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 relative al CAF), dove si ha la facoltà di conservare su supporti informatici le copie delle dichiarazioni dei redditi trasmesse, anche senza la riproduzione della sottoscrizione del contribuente.

Parere dell’Agenzia delle Entrate

Al riguardo, nella risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 è stato chiarito che la sottoscrizione della dichiarazione da parte del contribuente (modello 730 o Unico) ovvero del sostituto d’imposta (modello 770) è un elemento essenziale del modello originale che deve essere conservato da tali soggetti.
È stato osservato, altresì, che analoga previsione non ricorre per il modello conservato dal soggetto incaricato della trasmissione, il quale, come sottolineato anche nella circolare n. 6/E del 25 gennaio 2002, è tenuto a conservare la “copia” della dichiarazione trasmessa, in luogo dell’“originale” sottoscritto e conservato dal contribuente o dal sostituto d’imposta.

Nella risoluzione n. 298/E del 2007 si conclude, pertanto, che la copia conservata su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione può anche NON riprodurre la sottoscrizione del contribuente.

Per completezza si aggiunge che il CAF (al contrario degli altri attori che trasmettono) devono conservare anche le schede relative al 5 e 8 %%.

Risoluzione 195/2009 Agenzia Entrate

Conservazione di documenti analogici prendendo i file e conservandoli “repentinamente”
Conservazione Sostitutiva delle Fatture passive di un unico fornitore , le altre rimangono conservate nel modo tradizionale

Quesito prospettato e Soluzione prospettata

Il procedimento che l’istante (società ALFA) vorrebbe procedere alla conservazione con le seguenti fasi:

Il fornitore invia all’istante una comunicazione con cui la informa che il “flusso formato elettronico” contenente le fatture del mese è disponibile sul sito del fornitore;
la ALFA provvede a scaricare il file contenente il predetto flusso;
… ;
… ;
… ;
… ;
Procedo alla archiviazione delle fatture analogiche (sono carenti di Firma Digitale e Riferimento temporale) stampandole e scansionandole o acquisendo il file elettronico (che deve essere un documento statico);
Sulle immagini così create verrebbero apposte “repentinamente” la firma digitale e la marca temporale così da completare il processo di conservazione sostitutiva e poter eliminare i documenti cartacei.

Parere dell’Agenzia delle Entrate

I quesiti posti dall’istante attengono:

sulla possibilità di procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture ricevute da un unico fornitore e
sulla possibilità di procedere all’acquisizione dell’immagine dei documenti da conservare attraverso una procedura alternativa alla scansione dei documenti cartacei.

1.
In merito al primo quesito si rappresenta che con la risoluzione del 23 giugno 2008, n. 260/E l’Agenzia delle entrate ha affermato la possibilità di convivenza piena, ai fini della conservazione, delle fatture elettroniche e di quelle analogiche; si ritiene, coerentemente, che possano convivere presso lo stesso contribuente, il sistema di conservazione sostitutiva e quello di conservazione tradizionale.

Si deve però attuare due distinti registri sezionali o due sotto-sezionali dell’unico registro, in cui devono essere annotate separatamente le fatture conservate in formato cartaceo e quelle oggetto di conservazione sostitutiva.

2.
Per ciò che concerne il secondo quesito sopra indicata si rappresenta che gli opportuni chiarimenti sono stati resi con la recente risoluzione 15 giugno 2009, n. 158/E.
Con tale documento di prassi l’Agenzia delle entrate ha avuto modo di precisare che:
“… ferma restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento”.

Affinché la procedura esposta dall’istanza possa essere considerata conforme alla normativa vigente, le immagini memorizzate devono essere:

in un supporto di cui sia assicurata la leggibilità nel tempo
in ordine cronologico
senza soluzioni di continuità e
dovranno essere garantire le funzioni di ricerca

ATTENZIONE: Si ricorda, comunque, che i documenti cartacei dovranno essere conservati, ed a richiesta degli organi accertatori, esibiti, fino al completamento del processo di conservazione sostitutiva.

Risoluzione 196/2009 Agenzia Entrate

Conservazione di documenti analogici prendendo i file e conservandoli quando si vuole
Conservazione sostitutiva: si può tornare indietro e anche ri-adottarla

Quesito prospettato e Soluzione prospettata

L’azienda ALFA Srl intende procedere alla dematerializzazione dei documenti di acquisto (fatture e note di credito) ricevuti dai propri fornitori ed alla loro conservazione su supporto informatico:

invio ad un provider esterno dei file in formato .pdf o .tif corredati da un indice;
importazione dei file sulla piattaforma del provider esterno tramite upload e filegate;
firma dei file presenti sul server del provider da parte dell’istante; (CONSERVAZIONE)
memorizzazione dei file firmati, in ordine cronologico, su supporti idonei a garantire la leggibilità nel tempo e apposizione della marca temporale.

Così descritta la procedura di conservazione, l’istante formula tre distinti quesiti relativi:

alla correttezza della procedura ed alla sua conformità complessiva alle vigenti disposizioni in materia tributaria;
alla tempistica per l’acquisizione dell’immagine dei documenti analogici ai fini della loro conservazione sostitutiva;
al termine minimo di validità dell’opzione per la conservazione sostitutiva, alla sussistenza di preclusioni ad un eventuale “ripensamento” con ritorno alla conservazione su supporto cartaceo ed alla possibilità, in tale ultima ipotesi, di avvalersi successivamente della conservazione sostitutiva.

Parere dell’Agenzia delle Entrate

In merito:

l’acquisizione dell’immagine dei documenti da conservare può avvenire sia tramite scansione del documento cartaceo, come prospettato dall’istante, sia con altre modalità (si prende il file .pdf o .tif) che garantiscano la rappresentazione fedele, corretta e veritiera del contenuto del documento.
relativo alla tempistica della conservazione sostitutiva dei documenti analogici, si rappresenta che i relativi chiarimenti sono già stati forniti con un precedente documento di prassi; in particolare con la circolare 6 dicembre 2006, n. 36/E, punto 7.2, la scrivente ha chiarito che “per quanto attiene al profilo temporale, la conservazione elettronica dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari, previa memorizzazione della relativa immagine, può essere effettuata in qualunque momento".
Si ricorda, in ogni caso, che la distruzione del documento cartaceo potrà avvenire solo successivamente al completamento del processo di conservazione.
Non esiste, dunque, alcun vincolo temporale per l’acquisizione dell’immagine dei documenti analogici da conservare, né tale vincolo sussiste per il completamento del procedimento di conservazione sostitutiva dei documenti analogici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, fermo restando l’obbligo per il contribuente di garantire l’ordine cronologico delle registrazioni e l’assenza di soluzioni di continuità per periodo d’imposta dei documenti conservati.
Non sono prescritte specifiche modalità di manifestazione dell’opzione per la conservazione sostitutiva né per la sua revoca. Né la revoca dell’opzione è di ostacolo ad una successiva ri-adozione della conservazione sostitutiva dei documenti analogici.