Quesito e soluzione prospettata:

L’interpello chiede se è possibile affidare in outsourcing il processo di conservazione sostitutiva nominando un fornitore responsabile della conservazione delle sole fatture attive ed un altro e diverso fornitore responsabile della conservazione della fatture passive, del libro giornale, del libro degli inventari e dei registri sociali. In altro termini chiede se sia ammessa la nomina di due soggetti diversi quali responsabili della conservazione.

Soluzione prospettata:

AL’istante ritiene che sia possibile la nomina di due soggetti quali responsabili della conservazione per le diverse tipologie di documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie. D’altronde, né il legislatore comunitario,né quello nazionale nel recepire la suddetta direttiva e nel disciplinare gli adempimenti relativi alla conservazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, hanno espressamente escluso tale possibilità.

Parere dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate ribadisce assume specifico rilevo la previsione contenuta nell’articolo 5, comma 3, della deliberazione n. 11 del 2004, secondo cui: “Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente deliberazione”.
La trascritta disposizione ammette esplicitamente la possibilità di affidare a più soggetti il procedimento di conservazione e tale possibilità deve ritenersi ammessa anche per la conservazione dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie.
Occorre al riguardo precisare che l’affidamento a diversi responsabili dell’incarico di effettuare la conservazione dei documenti fiscali non esonera il contribuente dal rispetto degli obblighi di natura documentale prescritti dalle disposizioni tributarie.

Riflessioni

Vogliamo sottolineare i seguenti punti importanti:

• Tutte le procedure, i processi, le responsabilità, possono essere delegati dell’Azienda Contribuente diverse persone anche esterne. E’ fondamentale quindi descrivere tutto in modo opportuno nel manuale del Responsabile della Conservazione
• La responsabilità reale rimane comunque sempre all’Azienda Contribuente (che eventualmente cerca di dimostrare le responsabilità del delegatoLa responsabilità reale rimane comunque sempre all’Azienda Contribuente (che eventualmente cerca di dimostrare le responsabilità del delegato)