Quesito e soluzione prospettata

L’interpello chiede un parere relativamente alle modalità di conservazione sostitutiva a norma di legge delle fatture e dei ddt (documenti di trasporto) da parte di una società di che svolge l’attività di vettore o spedizioniere.

Parere dell’Agenzia delle Entrate

Il parere dell’Agenzia dichiara che non esiste obbligo specifico a carico del soggetto incaricato del trasporto di conservare le fatture e i ddt relativi ai beni trasportati anche se esse giustificativi delle prestazioni rese e, quindi, rientranti nell’obbligo generale di “conservazione delle scritture contabili” di cui all’articolo 2220 c.c., le copie dei documenti in argomento sono conservate anche dai soggetti incaricati del trasporto.

Nel caso si decidesse di trasferirle su supporti informatici, occorrerà rispettare le disposizioni del decreto ministeriale 23 gennaio 2004 e rispettare le procedure di memorizzazione, archiviazione e conservazione descritte nella circolare 6 dicembre 2006, n. 36/E.

Al riguardo, si ritiene tuttavia che il termine per il perfezionamento del procedimento di conservazione da parte dell’istante per le copie delle fatture e i dei d.d.t. emessi dai propri clienti, o in loro nome e per loro conto da soggetti terzi, non è quello quindicinale previsto per le fatture, ma quello annuale previsto per i restanti documenti rilevanti ai fini fiscali.

In proposito, la risoluzione richiamare la circolare n. 36/E del 2006 (paragrafo 7.1.2) “… alla data in cui è effettuata l'ultima registrazione del periodo e comunque non oltre il termine per la presentazione della relativa dichiarazione”.
L’interpello richiama la legge finanziaria per il 2008 “… dei dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi ...” Lo spostamento del termine per procedere alla stampa dei registri riverbera i propri effetti anche sul termine annuale per il perfezionamento del processo di conservazione dei documenti diversi dalle fatture e, pertanto, sulla base del tenore letterale della richiamata disposizione, anche tale processo potrà concludersi non oltre tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione annuale.

Se, infine, il vettore o lo spedizioniere sono stati incaricati dal mittente di trasmettere i documenti in argomento al destinatario, si ritiene che anch’essi possano avvalersi di strumenti quali la posta elettronica o altri sistemi informatici di trasmissione delle informazioni.

Conclusioni

Le fatture e i ddt mantenute dal vettore o spedizioniere sono “pezzi giustificativi” di prestazioni e quindi vanno conservati sostitutivamente con le “normali” modalità annualmente entro tre mesi dalla data di presentazione delle dichiarazioni annuali (dichiarazione dei redditi che ora, con la nuova finanziaria del 2008, cade entro fine luglio).