Come nostra prassi, vorremmo citare gli aspetti più importanti. Per approfondimenti, alleghiamo la risoluzione.

Adempimenti preliminari dall’attivazione del servizio

• Bollo: La comunicazione dell’inizio della conservazione sostitutiva dei documenti deve essere effettuata in via preventiva ANTERIORMENTE al primo avvio della procedura di conservazione.
• Libro Inventario: per registrazione si intende ogni singolo accadimento contabile
• Libro Giornale: per registrazione si intende ogni singola operazione rilevata a partita doppia a prescindere della righe.

Tipologia di documenti oggetto della conservazione sostitutiva

• Spool di Stampa: Non si può conservare sostitutivamente lo spool di stampa poiché attualmente la normativa non permette la è conservazione di documenti “analogici in vesta informatica”.
• Documenti analogici ricevuti: Per la risoluzione, non si può conservare sostitutivamente i documenti RICEVUTI con modalità informatica, come le fatture in pdf ricevute via e-mail, via fax server, ecc… .
  Tali documenti DEVONO essere stampati (cioè resi a tutti gli effetti documenti analogici materializzandoli ) e poi scansionati.
  E’ a tutti gli effetti un controsenso stampare per poi riscansionare, ma questa risoluzione parla chiaro.
  Non si dice nulla invece dei documenti EMESSI con modalità informatica: vale lo stesso discorso dei documenti RICEVUTI? Oppure, avendo il controllo sul processo, posso archiviare e conservare il documento statico prodotto (esempio il pdf della fattura) ed eseguire su di essi la conservazione legale secondo i termini temporali previsti?
• Nota Spese e Schede Carburante: Digressione sulla tipologia (unica o non unica) delle Note Spese e della Schede Carburante.
  La risoluzione dà la definizione di documenti unici e non unici stabilendo che è il contribuente, a suo buon senso seguendo tale definizione, la decisione sulla tipologia (analogico o on analogico) del documento.
  In linea generale comunque si pensa che le Note Spese sia un documento analogico non unico, mentre la Scheda Carburante sia un documento analogico unico.
• Firma Digitale sui Libri contabili: Anche se la risoluzione ribadisce il fatto che non è possibile fisicamente firmare digitalmente un documento analogico, pur tuttavia si dà atto alla possibilità della formazione del registro con modalità informatiche e la relativa sottoscrizione digitale.
• Fatture Analogiche e Fatture Elettroniche: La risoluzione ribadisce la coesistenza delle fatture analogiche e digitali e la conservazione “mista” adottando però (come ribadito dalla circolare 36/E del 2006) di annotare per ogni fattura sia il tipo di conservazione, sia un numero progressivo di ogni sezione.

Tempistiche di conservazione

• Fattura Attiva: La conservazione sostitutiva della Fattura Attiva è di 15gg (o intervelli più ravvicinati) dalla DATA di EMISSIONE: data di spedizione per quelle analogiche, data di trasmissione per quelle elettroniche.
• Fattura Passiva: La conservazione sostitutiva della Fattura Passiva è di 15gg (o intervelli più ravvicinati) dalla DATA di RICEVIMENTO.
• Altri documenti fiscali: La conservazione dei documenti diversi dalle fatture è ALMENO annuale. Il termine è identificato con il termine della relativa dichiarazione.
• Altri documenti non fiscali: Per altri documenti che non hanno collegamento con i tributi ma è prevista una dichiarazione annuale (esempio un contratto di sottoscrizione), è prevista la conservazione sostitutiva con cadenza annuale in base alla data di formazione del documento.
• Conservazione Sostitutiva in corso d’anno: Conservazione Sostitutiva in corso d’anno il termine quindicinnale e annuale non sono vincolanti.

Accessi, ispezioni e verifiche

• Responsabilità dell’ OutSourcing (sempre molto limitata): Questo è un punto molto importante:
  In tutti i casi in cui il CONTRIBUENTE affida in tutto od in parte il processo di conservazione a soggetti terzi CONTINUERA’ A RISPONDERE nei confronti dell' AMMINISTRAZIONE FINANZIARIA.
  L’ OutSourcer può comunque concorrere alla violazione ed è tenuto eventualmente a rispondere alla sanzione con il contribuente.
• Modalità di esibizione telematica: Attualmente non è possibile eseguire l’esibizione telematica poiché manca l’apposito provvedimento. Ciò comunque non preclude l’obbligo di renderli disponibile i documenti a richiesta dall’Amministrazione Finanziaria.