Quesito e soluzione prospettata:

L’interpello chiede un parere relativamente alle modalità di conservazione sostitutiva a norma di legge delle “bollette-fatture” di una società multiutility. La multiutility provvede ad emettere le bollette-fatture in un unico esemplare (da spedire ai clienti) e il secondo esemplare è costituito da distinte meccanografiche.

Soluzione prospettata:

La multiutility ritiene che:

• è corretto che il secondo esemplare sia un distinta meccanografica con le caratteristiche della stessa data, medesimi elementi indicati nelle bollette-fatture, …
• è corretto conservarle sostitutivamente anche se contengono riferimenti al settore delle accise e delle imposte di consumo poiché l’Agenzia delle Dogane ha dato parere positivo (vedesi circolare Agenzie delle Dogane n. 5 del 2005)
• ogni giorno la multiutility appone alla distina meccanografica di fatturazione il riferimento temporale e firma digitale. Il processo di conservazione sostitutiva viene eseguito ogni 15gg (con firma digitale e marca temporale)

Parere dell’Agenzia delle Entrate

Il parere dell’Agenzia dichiara che:

• l’alternativa di sostituire ciascuna bollette-fatture con distinte meccanografiche, è corretta
• le distinte meccanografiche sono soggette al DM del 23 gennaio 2004 e fanno parte dei “documenti rilevati ai fini tributari”
• le distinte meccanografiche NON rientrano nell’articolo 2 comma 2 del DM del 23 gennaio 2004 che esclude le “scritture … di competenza dell'Agenzia delle dogane “ , “in quanto estranei al rapporto giuridico d’imposta tra il soggetto attivo della potestà impositiva ed il soggetto obbligato al versamento dell’imposta.”
• come chiarito con la circolare n. 36/E del 2006, paragrafo 7.1.2, non sono “emessi” - come recita l’articolo 3, comma 1, lettera b) del D.M. 23 gennaio 2004 - ma sono soggetti per definizione ad aggiornamento continuo. Per cui non è obbligatorio (anche se possibile) firmare ogni giorno la distinta meccanografica
• la conservazione però è obbligatoria annualmente e non ogni quindici giorni, entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione annuale.

Conclusioni

La risoluzione è molto chiara e dà ampio spazio alla conservazione sostitutiva delle “bollette-fatture”. La risoluzione ricorda inoltre che “la tenuta e la conservazione su supporti informatici delle distinte meccanografiche di fatturazione, le quali rappresentano dei registri o conti sezionali, non obbliga il contribuente alla conservazione sostitutiva dell’intera contabilità”.