Il giorno 13 agosto 2009 è uscita la risoluzione n. 220/E del 2009 della Agenzia delle Entrate come risposta ad alcuni quesiti relativi al D.M. 23 gennaio 2004 riguardante la Conservazione Sostitutiva Legale

Punti Salienti

I punti salienti sono essenzialmente tre che riportiamo.

Punto1
L'istante vorrebbe delegare il processo di conservazine sostitutiva ad un terzo (Outsourcer) e chiede se può delegare il processo od una parte del processo ad una persona giuridica .
Il parere dell'Agenzia e POSITIVO e scrive: "Il citato articolo 5, comma 2, della delibera CNIPA, riferendosi genericamente alle “persone”, ammette la possibilità di delegare la responsabilità del procedimento di conservazione anche a soggetti diversi dalle persone fisiche. Pertanto, si ritiene che l’istante possa delegare il servizio di conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari ad uno o più operatori, sia persone fisiche che persone giuridiche."

Punto2
L'istante successivamente chiede se è possibile firmare e marcare l'insieme dei documenti (specifica analogici, ma uguale regole segue quelli informatici) evitando la firma e marca su ogni uno.
Il parere dell'Agenzia e POSITIVO e scrive:"Il processo di conservazione sostitutiva termina con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale “sull’insieme dei predetti documenti ovvero su un’evidenza informatica contenente l’impronta o le impronte dei documenti, o di insiemi di essi, da parte del responsabile della conservazione” (articolo 3, comma 2, del D.M.).
Dal tenore letterale della citata disposizione si evince che la firma elettronica qualificata e la marca temporale possono essere apposte anche sull’insieme dei documenti da conservare e non necessariamente sul singolo documento oggetto di conservazione."

Punto3
La risoluzione inoltre afferma la specialità delle norme contenute nel D.M.E.F. 23 gennaio 2004 sulla non applicabilità dell’articolo 23, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale) nella parte in cui si prevede la firma elettronica della copia del singolo documento analogico: "Pertanto, ai fini della conservazione sostitutiva dei documenti analogici originali unici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, i contribuenti devono continuare ad attenersi alle indicazioni già fornite con circolare 36/E del 2006."
Lo stesso ragionamento si potrebbe anche applicare in tutti i casi in cui una normativa ordinaria risulti essere in contrasto con una normativa speciale.
In particolare l’art. 2215 bis C.C. che ha introdotto nuove regole per attestare la regolarità di tenuta dei libri e dei registri in versione digitale attraverso la "vidimazione informatica" (con firma digitale e marca temporale) ogni TRE mesi.
Per cui si potrebbe pensare che ì come previsto dall'art. 3 del DMEF 23 gennaio 2004: ”Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti (es. per i libri fiscali - ndr -).”