Con un provvedimento del 27 ottobre 2010, il Direttore dell'Agenzia delle Entrate dà attuazione all'obbligo di comunicazione dell'impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell'art. 5 del DMEF 23 gennaio 2004.
L'impronta dell'archivio deve essere trasmessa all'Agenzia delle Entrate, insieme alla relativa sottoscrizione ed alla marca temporale, entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini previsti per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'imposta regionale sulle attività produttive e all'imposta sul valore aggiunto, al fine di estendere la validità dei documenti informatici.
La comunicazione deve essere inviata esclusivamente tramite il canale Entratel o Fisconline o tramite gli intermediari abilitati alla trasmissione telematica delle dichiarazioni e deve contenere, tra le altre informazioni:
- i dati identificativi del soggetto interessato, del responsabile della conservazione, del soggetto eventualmente delegato dal responsabile della conservazione;
- l’elenco dei documenti cui l’impronta si riferisce;
- il numero di tipologie conservate
- numero dei documenti conservati per tipologia
- data di inizio e data di fine validità dei documenti per tipologia
- l’indicazione del luogo in cui è conservata l’evidenza informatica da cui è stata generata l’impronta dell’archivio;
- la marca temporale apposta all’archivio
Il provvedimento si occupa anche delle comunicazioni delle impronte dei documenti informatici fiscalmente rilevanti, relative ai periodi d'imposta antecedenti al 2010 stabilendo che debbano essere inviate entro il termine previsto per l'invio dell'impronta dell'archivio informatico relativa al periodo d'imposta 2010.
La comunicazione si intende effettuata quando da parte dell' Agenzia delle Entrate c'è l'emissione di una attestazione, identificata da un numenro di protocollo, contenuta in un file munito del codice di autenticazione per il servizio Entratel o del codice di riscontro per il servizio Internet (Fisconline).