L'associazione ANORC in data 9.3.2010 ha presentato una richiesta di chiarimento per conoscere la corretta applicazione della normativa sull'imposta di bollo in caso di tenuta meccanografica di registri assicurativi e contabili che sono oggetto di conservazione sostitutiva.
In particolare ANORC ha richiesto di specificare , se, in caso di tenuta meccanografica dei registri assicurativi e contabili , previo pagamento dell'imposta di bollo sulle versioni cartacee, fosse possibile procedere alla conservazione sostitutiva acquisendo l'immagine direttamente dallo spool di stampa.
L’Agenzia delle Entrate, richiamando - così come suggerito da Anorc - la propria Risoluzione 158/E del 2009, ha spiegato che la fase di acquisizione dell’immagine del documento analogico “deve considerarsi libera e non soggetta a specifiche regole”, e che l’acquisizione dell’immagine del documento analogico tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa” è consentita purché l’immagine acquisita “rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta”.
L' imposta di bollo per i registri contabili ed assicurativi analogici può essere assolta, alternativamente:
- mediante apposizione sul supporto cartaceo di apposito contrassegno rilasciato con modalità telematiche da un intermediario convenzionato con l’Agenzia delle Entrate;
- nei modi di cui al decreto legislativo 9.7.1997 n. 237, vale a dire mediante pagamento da effettuarsi presso qualsiasi concessionario della riscossione, banca o posta. In quest’ultimo caso, sulla prima pagina di ciascun libro o registro dovranno essere riportati gli estremi della ricevuta di pagamento.
Si dovrà, quindi, comunque allegare al manuale della Conservazione una dichiarazione circa l'avvenuta materializzazione dei registri entro i termini previsti dalla legge, insieme al verbale relativo alle successive operazioni di distruzione del cartaceo a seguito del buon esito delle procedure di conservazione, così come previsto dal comma 4 dell'art. 4 del DMEF 23 gennaio 2004.