SolutionDOC® è una suite software per la completa gestione di dati e documenti: dalla creazione, fino ad arrivare alla conservazione a ungo termine. La suite permette cioè di operare sui contenuti digitali ad ogni livello: Creare / Catturare Creare Flussi di Processo  Utilizzare / Rendere sicuro Conservare a lungo termine / Distruggere Pubblicare / Distribuire Cercare Personalizzare Viste Presentare / Stampare Collaborare

I documenti archiviati e gestiti, possono essere essenzialmente di due grandi famiglie:

• Digitali cioè già in formato elettronico, file di qualsiasi estensione (pdf, txt, doc, xls, tif, bmp, jpg, dwg, ecc...)
• Analogici cioè cartacei di qualsiasi formato (A4, A3, o altri formati personalizzati).

SolutionDOC® e permette di eseguire il M.A.C. e il Workflow

• Memorizzare : portare i documenti cartacei (es. bolle, fatture, note credito, ordini, delibere di acquisto, ...) dalla carta al file sul PC
• Archiviare : creare delle chiavi di ricerca in modo da poter effettuare un facile reperimento sia dei documenti cartacei precedentemente memorizzati, sia di quelli digitali (es. fatture attive in PDF, disegni CAD, partitario, ...)
• Conservare : dare valore legale al documento in formato file, in modo tale da poter eliminare il cartaceo che altrimenti dovrebbe essere conservato per minimo 10 anni (art 2220 del C.C.)
• Workflow : processo del flusso documentale: chi fa cosa e quando.

Lo schema di massima della suite può essere riassunta dalla seguente immagine, che non ha la pretesa di essere esaustiva, ma illustra le potenzialità e le caratteristiche della soluzione.

Attraverso SolutionDOC® si può usufruire di una suite completa che consente di gestire in modo automatico il flusso documentale, la archiviazione, la conservazione sostitutiva e la successiva consultazione/esibizione di vari tipi di documenti fiscali (come ad esempio fatture, note di credito, partitario, libro giornale, ...) e non fiscali (come ad esempio documenti di trasporto, buoni di carico/scarico, Fax Spediti/ricevuti, lettere, certificati di analisi, disegni cad, ...).

Le principali caratteristiche di SolutionDOC® si possono brevemente riassumere come di seguito:

• Utenti illimitati (la licenza non è in base al numero utenti e/o postazioni).
• Suite completamente web-based sviluppata in .NET.
• Suite sicura, robusta, scalabile, espandibile.
• Ogni utente è autorizzato all’ingresso al documentale e gestisce solo i documenti e le funzionalità ad esso concessegli.
• Ogni utente accede tramite browser e non necessita di nessuna installazione nel proprio PC che può utilizzare qualsiasi sistema operativo.
• Registra tutte le attività (creazione, modifica, lettura, notifica, ... ) per OGNI documento (log per ogni documento)
• Permette una facile integrazione con sistemi ERP/DMS di terze parti.
• Gestisce il processo di Archiviazione.
• Gestisce il processo di Conservazione Sostitutiva Legale  rispettando la normativa vigente.
• Gestisce il processo di Archiviazione e/o Conservazione Sostitutiva per più aziende.
• I documenti possono essere archiviati da qualsiasi fonte in modo semplice e completo: documenti cartacei, fax, e-mail, file, spool di stampa, file digitali.
• I documenti possono essere fascicolati in qualsiasi modo e completamente in automatico attraverso delle regole di archiviazione/fascicolazione. Attraverso tale sistema è possibile anche creare delle “viste” personalizzate per ogni utente o gruppo di utenti.
• Implementa un sistema di ricerca e visualizzazione semplice, intuitivo e veloce: MegaSearch.
• Il sistema di ricerca è completo: si possono ricercare i documenti sia attraverso i metadati relativi ai documenti, sia attraverso qualsiasi parola contenuta nel documento indipendentemente dall’estensione del file (ricerca Full Text).
• Implementa il versionamento, la sostituzione, il check-in e check-out dei documenti.
• Implementa sistemi di invio e-mail, invio Fax,  e altre varie operazioni (anche personalizzate) sui documenti.
• Implementa la gestione delle note e appunti sui documenti.
• Implementa la gestione delle notifiche scaturite da vari eventi.
• Implementa XMLDocument che permette la creazione di documenti da web e l’automatica archiviazione al salvataggio secondo il modello scelto. Il modello è completamente personalizzabile e costruito con strumenti grafici in dotazione della suite.
• Integrazione con strumenti Office.
• Implementa la Fatturazione Elettronica, via e-mail e tradizionale: FatturaDOC.
• Implementa un duplice il workflow: Standard (parametrico) e Advanced (completo con Designer visuale).
• Personalizzare viste e permessi
• Presentazione di dati e documenti anche provenienti da diverse fonti
• Creazioni di documenti con dati provenienti da diverse fonti
• Collaborazioni e tracking tra gruppi ed utenti interni ed esterni all'Azienda
• Personalizzazioni attraverso la creazione di flussi capaci di monitorare ed estrarre dati e documenti da più fonti
• Personalizzazioni di visualizzazione dati e documenti attraverso la sezione CMS (Personal Area)
• ... e molto ancora ...

Per ulteriori approfondimenti sulla Gestione Documentale, sulla Suite SolutionDOC^®  (video, screenshot), sui vari tipi di input per la archiviazione dei documenti, sulle tipologie commerciali di approccio alla archiviazione, e molto ancora, vai a

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