DMS: Document Management System

L’applicativo SolutionDOC® consente il MAC:
Memorizzazione : Processo che trasforma un documento analogico (es. cartaceo) in un documento digitale (un file di PC) attraverso scanner
Archiviazione : Processo di catalogazione (indicizzazione e protocollazione) di un documento digitale (se è cartaceo deve esser prima Memorizzato)
Conservazione (Sostitutiva Legale) : Processo di resa legale a norma di legge dei documenti archiviati a livello civile e fiscale (con eliminazione del cartaceo)

Tutto il processo può essere supervisionato dal WorkFlow : Processo di automazione durante il quale i documenti, le informazioni o i compiti sono passati da un partecipante a un altro per compiere una determinata azione secondo quanto specificato da un insieme di regole.

 

Vantaggi

La fase di Memorizzazione è quel processo che si attua ai documenti cartacei: essi si devono scansionare e quindi portarli dalla carta ad una immagine digitale (un file).

La fase di Memorizzazione può avvenire con un qualsiasi scanner (sia d'ufficio, sia professionale) o con una qualsiasi multifunzione. I documenti scansionati sono successivamente archiviati tramiteSolutionSCAN o tramite degli automatismi del servizio Process Scheduler. All'atto della scansione, ci possono essere dei motori di riconoscimento del testo o parti del testo (inclusi barcode, numeri, check area, ...) . Tali automatismi vengono denominati Moduli Capture.

 La Scansione

SolutionDOC® – Archiviazione (completamente WEB BASED ) è il modulo base della Suite.
SolutionDOC® – Archiviazione ha già praticamente tutto per poter archiviare i documenti.

UTENTI ILLIMITATI Configuration Center per la gestione della Suite SolutionDOC®, Gestione aziende, utenti e gruppi, permessi e ruoli, gestione tipologie documentali Log dei documenti, note e revisioni Note, revisioni, check-in e check-out dei documenti MegaSearch per le ricerche dei documenti Ricerca attraverso chiavi di ricerca (Indici) configurabili pr ogni tipo di documento Ricerca attraverso il CONTENTUTO del documento (Modulo Full Text) Process Scheduler per schedulazioni servzi, tra cui "Servizio Cartelle Indice "per importazioni automatiche da cartelle di Windows e "Servizio Segnalazioni" per le notifiche SolutionDocRemoteClient per l'eventuale sincronizzazione di documenti tra server e client LAN SolutionDOC Add-in for Outlook per Outlook 2003 e versioni successive, PDFSolution, stampante virtuale per creare PDF e/o archiviare i documenti in formato nativo o PDF in SolutionDOC® da rete locale (LAN) Multi Rubrica che possono essere sincronizzate con rubriche già esistenti Protocollo documenti  Cartellinatura/fascicolatura per associare i documenti Standard Workflow CMS - Personal Area

La Ricerca

La ricerca dei documenti viene poi eseguita tramite un interfaccia web, chiamata MegaSearch, con:

• ricerca attraverso i "campi" introdotti (es. Ragione Sociale, Data, Numero, Codice, ...)
• ricerca attraverso Full Text : si può ricercare attraverso una parola qualsiasi CONTENUTA nel documento
• ricerca attraverso i Fascicoli - Cartelline che si sono creati: Cliente, Anno, Numeo Comessa, Ordine, ...

SolutionDOC® – Conservazione Sostitutiva  (completamente WEB BASED ) è il modulo per la Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge (disponibile anche Stand Alone in versione OEM).
SolutionDOC® – Conservazione Sostitutiva è completo di tutto per poter Conservare Sostitutivamente i documenti a Norma di Legge. Il modulo infatti comprende:

UTENTI ILLIMITATI Configuration Center per la gestione della Suite SolutionDOC® Gestione Aziende; Gestione Utenti e Gruppi; Tipologie Documentali Gestione Permessi e Ruoli di Conservazione Firma digitale e marca temporale direttamente dal client web Gestione del Responsabile della Conservazione (o dei Responsabili se MultiAzienda) Gestione del Pubblico Ufficiale ove occorra (o dei Pubblici Ufficiali) Gestione Notifiche di scadenze e Promemoria per la Conservazione Gestisce il data base dei Media Conservati Sostitutivamente Gestione di Verifica dei dati prima della Conservazione Sostitutiva Possibilità di Esportazione in Excel dei dati prima della Conservazione Sostitutiva per una ulteriore verifica e controllo SolutionVerity per la verifica del processo della Conservazione e dei documenti Conservati SolutionView per la ricerca dei documenti all'interno dei CD/DVD

Avvio del Processo

Il Processo di Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge può essere avviato da qualsiasi postazione: sia dalla rete aziendale, sia dal web con tutte le sicurezze. Il processo di Conservazione Sostitutiva può essere eseguito sia dal personale aziendale, sia essere delegato ad un consulente od azienda esterna.

Il Workflow è il flusso di un processo di business (BPM). Il Workflow è quindi la descrizione di un processo (business process) ed è costituito da una serie di task (attività elementari), eventualmente cicliche o alternative, da eseguire per ottenere un preciso risultato.
SolutionDOC® implementa due tipi di processi:

•  Standard WorkFlow che è il workflow parametrico della Suite SolutionDOC® sempre presente nella parte SolutionDOC® Archiviazione
•  Advanced WorkFlow che è il workflow completo della Suite SolutionDOC®