Il BPM - Business Process Management (Gestione dei Processi) è l’insieme delle attività volte all’analisi, alla visibilità ed al controllo dei processi operativi aziendali. Per “processo” si intende una serie di singole attività o di fasi operative che possono riguardare persone, applicazioni, eventi legati al business aziendale. Con il BPM si possono automatizzare processi di carattere decisionale o di carattere amministrativo gestionale con l’obiettivo di migliorare e rendere efficiente il business dell’azienda.

In SolutionDOC^® coesistono due diversi tipi di workflow:

• Standard WorkFlow ottenuto grazie alla configurazione delle proprietà delle cartelline del MegaSearch (la sezione di ricerca dei documenti di SolutionDOC^® ) e le notifiche del sistema.
• Advanced WorkFlow integra la tecnologia Windows Workflow Foundation con la possibilità di creare maschere personalizzate per l’inserimento dei dati e un tool grafico per il disegno dei flussi logici.

Approfondisci le Componenti di SolutionDOC

Lo Standard workFlow sempre presente nella suite base di SolutionDOC^®, consiste in una gestione e configurazione di particolari proprietà delle cartelline del MegaSearch. Le cartelline di SolutionDOC^® ( si vede Modulo Cartellinatura/Fascicolatura ) hanno una speciale proprietà denominata Notifica che ha lo scopo di generare una segnalazione/notifica per ogni documento inserito nella cartellina. Gli utenti che riceveranno questa notifica vengono definiti nei permessi Utenti Cartellinatura nelle cartelline stesse. Ricordiamo che i fascicoli sono  delle cartelline VIRTUALI (poichè sono solo collegamenti agli stessi documenti archiviati): essi sono usualmente creati in modo automatico in base a delle regole precedentemente enunciate.

Una volta che il sistema ha inviato la notifica, l’utente la può visualizzare sia via e-mail e nella propria Home Page di SolutionDOC. Le notifiche ricevute contengono oltre al messaggio (personalizzabile nell’apposita area amministrativa), la data di creazione e scadenza della notifica e un link alla cartellina che l’ha generata- L’utente cliccando sull’apposito link  può raggiungere la cartellina direttamente in MegaSearch e visualizzare il documento corrispondente .
Tutte le attività di notifica segnalazione e apertura di ogni documento vengono tracciate grazie al log che consente di ricostruire le attività compiute da ogni utente.

Conclusioni

Standard WorkFlow di SolutionDOC® è uno strumento poco invadente, semplice ed intuitivo.
Standard WorkFlow è un ottimo strumento per flussi documentali contenuti o che devono contenere una flessibilità tale che la parte manuale del flusso diviene un pregio.
Le notifiche insieme alle note presenti in ogni documento, sono uno strumento molto semplice e nello stesso tempo potente per la creazione di molti flussi documentali.
Standard WorkFlow è uno strumento sempre presente ed incluso nella suite SolutionDOC®.

L' Advanced WorkFlow di SolutionDOC® utilizza molte tecnologie XML, XSD, XSLT, Web Services (SOAP,MTOM,WSE3.0) e lega tutte queste tecnologie tramite la gestione logica integrata in Workflow Foundation.

La caratteristiche principali di un sistema BPM sono la possibilità di gestire:

• Creazione di interfacce utente  personalizzate
• Modellazione ed analisi del flusso
• La tracciabilità dei processi

Tutto questo viene gestito in SolutionDOC® tramite il SolutionDOC Designer un tool di sviluppo VISUALE per flussi con il quale è possibile definire le maschere di inserimento dati e i flussi logici che legando le attività:

• le maschere vengono definite semplicemente selezionando e configurando i controlli (testo, data, calcolato, a scelta, ...)
• i flussi logici sono definiti tramite un flow chart grafico, dove si definiscono anche i profili di tracciamento per ogni flusso di processo. I Flussi possono essere sia sequenziali che a stati.

Flusso Logico

Maschere (WEB) di inserimento

 I componenti che costituiscono un BPM (Business process Management) sono quindi sostanzialmente di tre tipi:

• Le Maschere di inserimento
  • DMI (Definizione Maschere Inserimento)
  •  WPD (Web Part Dati)
• I flussi o logica    
  • Libreria di attività standard di Workflow Foundation
  • Libreria di attività SolutionDOC
  • Libreria di attività Custom
•  I Profili di tracciamento che consentono di definire quali attività o dati inseriti dall’utente andranno a
• comporre le informazioni da tracciare nel flusso.

Conclusioni

Attraverso la configurazione di questi componenti si può costruire qualsiasi flusso di business che interagiscono con altri software e con ogni persona voluta.